otomatisasi perkantoran

Menguraikan Pengoperasian Pengiriman Dokumen Secara Online 

1. Garis Besar Sistem Komunikasi 

secara umum komunikasi data dapat dikatakan sebagai proses pengiriman informasi (data) yang telah diubah dalam suatu kode tertentu yang telah disepakati melalui media listrik atau elektronik dari suatu lokasi ke lokasi lain.

2. Komunikasi Dengan E-Mail

langkah-langkah membuat E-Mail :

a. Buka internet explorer

b. Ketik pada adsress bar http://www.yahoo.com kemudian tekan enter

c. Kemudian klik pada bagian Mail

d. Klik sign up now

e. Pilih free! sign up for yahoo!Mail 

f.  Isi form isian yang ditampilkan pada layar

g. Bila telah selesai,klik button I Agree , maka proses registrasi telah selesai dengan munculnya tampilan             pada layar , kemudain klik continue to yahoo!

h. Sekarang kalian telah memiliki account di yahoo Mail!

i.  Untuk melihat email yang masuk ke inbox , klik check mail atau inbox 

j. Klik pada subject email yang masuk

k. Maka akan ditampilkan isi dari email tersebut, dan kita dapat membalas email tersebut dengan meng-klik       reply

l.  Kita dapat mengetik isi balasan dari email tersebut , setelah selesai klik tombol send

m. Akan tampil konfirmasi bahwa balasan telah terkirim 

n. Untuk mengirim email, klik compose.

3. Melakukan Pengiriman Video Dengan Skype

a. Jalankan skype dan login seperti biasa, kemudian klik kanan pada kontak ynag sedang offline dan klik send video message

b. Jendela pesan video akan muncul di layar komputer, dari sini kalian dapat memulai pean video yang aka disampaikan

c. Klik tomboln bulat di tengah tepat dibawah frame video untuk mulai merekan dan mengakhiri video. sebelum megirimkan pesan , dapat dilakukan preview , jika dirasa sudah pas , klik amplop di panel menu untuk mengirim.

4. Cara Melakukan Rapat Online Dengan Ponsel 

a. Kunjungi alamat https://portal.anywherepad.com selanjutnya,buat akun baru dengan mengklik create account

b. Pasang aplikasi anywhere pad-meet, coloborate dari googleplay apabila menggunakn android setelah terpasang jalankan aplikasi tersebut . Jika berhasil , kamu akan disuguhi daftar agenda rapoat yanfg direncanakan

c. Kembali ke komputer , pada bagian meet now , masukkan judul rapat lalu undang rekan-rekan kamu          dengan cara memasukkan e-mail mereka. untuk dapat rapat bersama , rekan-rekan yang kamu undang           juga harus memasang aplikasi anywhere pad di ponsel android atau IOS mereka. Setelah masuk                   anywhere portal , tab tombol join dari ageda rapat akan muncul

d. Proses join yang dilakukan setelah mengunduh semua file presentasi yang diperlukan

e. Khusus untuk presenter, kamu dapat berpindah slide atau halaman dengan cara menggeser layar dengan       jari ke kiri atau ke kanan.

MENGURAIKAN dan MEMANFAATKAN DATA dan INFORMASI

Telecommuniting,penggunaan fasilitas komunikasi elektronik untuk menghubungkan para pekerja yang melaksanakan pekerjaan dan rumah/luar kantor dengan sumber daya perusahaan. untuk pengiriman data on-line , pemesanan online pembayaran online.
Data berasal dari bahasa Yunani "datum" yang berarti fakta dan dalam bahasa Inggris "data"
Data menurut The Liang Gie adalah hal ,peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar keterampilan ,pembuatan kesimpulan / penempatan keputusan.
Data adalah bahan mentah yang melalui pengolahan tersebut lalu menjadi keterangan(informasi).

1. Data pada manusia :

Data yang diterima manusia karena adanya stimulus yang dapat "ditangkap"oleh indra manusia dan dibawa oleh simpul simpul saraf yang pada akhirnya diolah oleh otak.

Ada 2 jenis data yang dapat diterima manusia ,yaitu:

• jenis data yang tersurat
• jenis data yang tersirat 

2. Data bagi komputer
Berjenis data tersurat,artinya komputer akan mengerti data yang diberikan kepadanya bila data tersebut dapat dikodekan/dilambangkan sesuai dengan kaidah kaidah yang sudah dimengerti oleh komputer.

A. Jenis-jenis data

• Data teks
• Data numeris
• Data gambar
• Data video
• Data audio

B. Hierarki data

• File adalah kumpulan catatan data yang berhubungan dengan subjek tertentu 
• Catatan adalah elemen data yang berhubungan dengan objek tertentu 
• Elemen Data adalah unit data terkecil yang tidak dapat dibagi lagi menjadi unit yang berarti.

2. Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yng bermanfaat. George R Terry, Ph,D. menjelaskan berguna atau tidaknya informasi tergantung pada beberapa aspek,yaitu:

• tujuan si penerima
• ketelitian penyampaian dan pengolahan data
• waktu
• ruang dan tempat
• bentuk
• semantik
• 
  
• 3.  Perbedaan data informasi 

sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan 

4. Hubungan antara data dengan informasi

Dalam kaitanyya hubungan yang dapat menggambarkan hubungan data dengan informasi adlah dengan menggunakan diagram venn. Ada data yang sudah sekaligus menjadi informasi . Mislanya ,data berat badan Dinda 60 kg. Akan tetapi ada juga data yang masih harus diolah terlebih dahulu . Informasi yang baik harus memenuhi yang baik harus memenuhi bebrapa persyaratan :

• akurat
• tepat waktu
• relevan

A. Lingkup Manajemen Perkantoran 

1. Pengertian Kantor 

Tempat atau ruangan penyeleggaraan kegiatan pengumpulan ,pencatatan,pengelolaan,penyimpanan,dan pendistribusian data dan informasi

2. Tujuan Kantor 

• penerimaan informasi
• pencatatan informasi
• penyusunan informasi
• pemberian informasi
• perawatan aktiva

3. Manajemen Perkantoran 

• Pegawai kantor
• Biaya Perkantoran
• Prosedur
• Metode Perkantoran 
• Dll

4. Kegiatan administrasi

• menghimpun
• mencatat
• mengkalikan
• mengolah
• mengirim
• menyimpan

5. Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran

kegiatan diatas dapat dirangkai dalam 3 kelompok :

• Korespondensi (correspondence) atau surat menyurat
• Ekspedisi (ekspedition)
• pengarsipan (filing)

B. Sistem Informasi Manajemen 

suatu sistem terintegrsi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya

C. Mendapatkan informasi dari data 

• melalui pengamatan tersendiri secara langsung
• wawancara 
• perkiraan responden
• daftar pertanyaan 

D. Pengolahan data menjadi informasi

• reading
• writing,typing,card punching or paper, tape perforating
• recording or printing 
• sorting
• transmitting
• calculating
• comparing
• storing

E. Pentingnya sistem informasi manajemen

• penciptaan sistem informasi
• saluran informasi
• pengiriman informasi
• penerimaan informasi
• pemakai informasi
• penilai informasi

F. Penggunaan Informasi

Bidang bidnag kegiatan yang memerlukan informasi:

• informasi untuk kegiatan politik
• informasi untuk kegiatan kegiatan pemerintahan
• informasi untuk kegiatan kegiatan sosial
• informasi untuk kegiatan kegiatan dunia usaha
• informasi untuk kegiatan kegiatan militer
• informaasi untuk kegiatan kegiatan perkantoran

G. Tugas dan pelayanan kantor 

timbulah jabatan jabatan dalam perkantoran

• manajer
• sekretaris
• personalia
• supervisor
• pegawai
• dll

H. Alat pengumpulan data informasi

• computer
• router
• modem
• hub
• antena
• radio wireless
• perangkat lunak (aplikasi)
• printer
• scanner
• camera digital
• handycam
• telepon
• faximile